Für Unternehmen
Onboarding für KMU
Damit neue Mitarbeitende schneller Orientierung gewinnen und Führungskräfte nicht jedes Mal bei null beginnen.
Ein guter Einstieg braucht mehr als vorbereitete Arbeitsmittel, einen Rundgang und einige Termine im Kalender. Neue Mitarbeitende müssen ihre Rolle verstehen, relevante Abläufe kennenlernen, das notwendige Wissen aufbauen und wissen, was während der Einarbeitung und Probezeit von ihnen erwartet wird.
JobAssist entwickelt einen klaren und wiederverwendbaren Onboarding-Prozess: von der Vorbereitung des Eintritts über rollenbezogene Lernziele und praktische Aufgaben bis zu strukturierten Rückmeldungen und dem Probezeitgespräch.
Onboarding unverbindlich besprechen
Der erste Arbeitstag ist organisiert. Doch wie geht es danach weiter?
In vielen KMU ist der Eintritt grundsätzlich vorbereitet: Der Arbeitsplatz steht bereit, die Zugänge wurden bestellt und das Team wurde informiert.
Weniger klar ist häufig, was die neue Person in den folgenden Wochen lernen soll, wer welche Inhalte vermittelt und woran erkannt wird, dass sie eine Aufgabe zunehmend selbstständig übernehmen kann.
Dadurch entstehen typische Schwierigkeiten:
- Neue Mitarbeitende erhalten viele Informationen, aber keine erkennbare Reihenfolge.
- HR, Führungskraft, IT und Team gehen von unterschiedlichen Zuständigkeiten aus.
- Aufgaben werden erklärt, aber nicht ausreichend praktisch eingeübt.
- Erwartungen an Qualität, Verantwortung und Selbstständigkeit bleiben unklar.
- Rückmeldungen finden erst statt, wenn bereits Unsicherheit oder Probleme bestehen.
- Probezeitziele werden erst kurz vor dem Probezeitgespräch konkretisiert.
- Jede Führungskraft entwickelt die Einarbeitung immer wieder neu.
Ein strukturierter Onboarding-Prozess schafft einen verbindlichen Rahmen. Gleichzeitig bleibt genügend Raum, um Funktion, Vorwissen, Arbeitspensum und individuellen Unterstützungsbedarf zu berücksichtigen.
Was sich für dein Unternehmen verändert
Weniger Improvisation
HR, Führungskraft, IT, Team und Fachpersonen wissen, was sie vorbereiten, vermitteln und überprüfen müssen. Wichtige Schritte hängen dadurch weniger von Erinnerung, verfügbarer Zeit oder der Arbeitsweise einzelner Personen ab.
Klarere Einarbeitung
Neue Mitarbeitende verstehen ihre Rolle, die wichtigsten Aufgaben und die Erwartungen während der Probezeit. Sie erhalten Informationen in einer sinnvollen Reihenfolge und können das Gelernte praktisch anwenden.
Wiederverwendbare Strukturen
Abläufe, Checklisten, Lernziele und Gesprächsgrundlagen lassen sich bei späteren Eintritten erneut verwenden und an die jeweilige Funktion anpassen.
So kann dein Onboarding-Ergebnis aussehen
Du erhältst keine allgemeine Sammlung von Vorlagen. Die Ergebnisse werden an die Funktion, die bestehenden Abläufe und die Verantwortlichkeiten in deinem Unternehmen angepasst.
„Die letzten Prozent stehen für den normalen Anteil an Rücksprache und Begleitung, der auch bei erfahrenen Mitarbeitenden bleibt."
Ergänzend können beispielsweise entstehen:
Rollen- und Erwartungsübersicht
Sie hält fest, wofür die Funktion verantwortlich ist, welche Ergebnisse erwartet werden, welche Entscheidungen selbst getroffen werden dürfen und wann Rücksprache notwendig ist.
Leitfaden für Rückmeldungen
Er unterstützt Führungskraft und neue Person dabei, frühzeitig zu klären, was bereits funktioniert, wo noch Unterstützung benötigt wird und welche nächsten Lern- oder Arbeitsschritte vereinbart werden.
Digitaler Lernweg
Wiederkehrende Unternehmens- oder Prozessinformationen können als kurze, strukturierte Lerneinheiten aufbereitet und mit Praxisaufgaben oder Wissensfragen verbunden werden.
Bereits vorhandene und geeignete Unterlagen werden einbezogen. Es wird nicht unnötig neu erstellt, was in deinem Unternehmen bereits aktuell, verständlich und verwendbar vorhanden ist.
So entsteht dein Onboarding-Prozess
Der konkrete Umfang richtet sich nach deinem Unternehmen, der betrachteten Funktion und den bereits vorhandenen Grundlagen.
Der Prozess wird als zusammenhängender Weg aufgebaut:
1
Ausgangslage verstehen
Ergebnis: strukturierte Standortbestimmung mit Stärken, Lücken und den Themen fürs künftige Onboarding.
2
Rollen und Ablauf klären
Ergebnis: nachvollziehbarer Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten, Terminen und Übergabepunkten.
3
Einarbeitungsweg entwickeln
Ergebnis: verwendbarer Einarbeitungsplan – Wissen, Aufgaben, Praxis und zunehmende Verantwortung verbunden.
4
Umsetzung und Probezeit strukturieren
Ergebnis: klare Gesprächszeitpunkte, nachvollziehbare Erwartungen und eine fundierte Grundlage für die Zusammenarbeit.
Wo soll JobAssist bei deinem Unternehmen ansetzen?
Einen konkreten Eintritt begleiten
Der Onboarding- und Einarbeitungsplan wird für eine bestimmte Funktion oder einen bevorstehenden Eintritt entwickelt.
Das ist besonders sinnvoll:
- bei einer Schlüsselposition
- bei einer Führungsfunktion
- bei einer neu geschaffenen Rolle
- bei einer anspruchsvollen Nachfolge
- wenn der Eintritt bereits bevorsteht
- wenn kurzfristig eine verwendbare Struktur benötigt wird
Einen wiederverwendbaren Prozess aufbauen
JobAssist entwickelt eine Grundstruktur, die für künftige Eintritte wiederverwendet und rollenbezogen ergänzt werden kann.
Mögliche Bestandteile sind:
- Standardphasen
- Verantwortlichkeiten
- Checklisten
- Vorlagen
- Gesprächszeitpunkte
- allgemeine Unternehmensinformationen
- rollenbezogene Einarbeitungsmodule
Einen bestehenden Prozess verbessern
Ein vorhandener Onboarding-Prozess muss nicht vollständig ersetzt werden.
Wir prüfen:
- Was funktioniert bereits?
- Wo entstehen regelmässig Verzögerungen?
- Welche Zuständigkeiten sind unklar?
- Welche Informationen fehlen?
- Welche Schritte sind doppelt?
- Welche Unterlagen werden tatsächlich verwendet?
- Wo werden neue Mitarbeitende überfordert?
- Wo fehlen Rückmeldung und Erfolgskontrolle?
Darauf aufbauend wird der bestehende Prozess gezielt vereinfacht, ergänzt oder neu geordnet.
Vom Vertragsabschluss bis zur zunehmenden Selbstständigkeit
Die Einarbeitung wird nicht in ein starres Standardschema gepresst. Eine 30-, 60- und 90-Tage-Struktur kann jedoch als verständlicher Planungsrahmen dienen.
Wenn die neue Person eine bestehende Funktion übernimmt
Bei einer Nachfolge greifen Wissenstransfer und Onboarding direkt ineinander.
Der Wissenstransfer klärt:
- Welches Wissen ist bei der bisherigen Person vorhanden?
- Welche Aufgaben, Kontakte und Sonderfälle sind kritisch?
- Was muss dokumentiert werden?
- Welches Erfahrungswissen sollte persönlich weitergegeben werden?
Das Onboarding klärt:
- Was benötigt die neue Person zuerst?
- In welcher Reihenfolge soll sie das Wissen aufbauen?
- Welche Aufgaben soll sie praktisch erproben?
- Wann kann sie Verantwortung übernehmen?
- Wie wird ihr Fortschritt begleitet?
Zusammenarbeit und transparente Offerte
Im kostenlosen Unternehmensgespräch betrachten wir: wie neue Mitarbeitende heute eingearbeitet werden, wo Aufgaben oder Zuständigkeiten unklar sind, welche Funktion oder welcher Prozess zuerst bearbeitet werden soll, welche Unterlagen vorhanden sind, welche Personen beteiligt werden müssen, ob ein einzelner Eintritt oder ein wiederverwendbarer Prozess sinnvoller ist und ob digitale Lerninhalte einen Mehrwert bieten.
Du erhältst anschliessend eine erste Einschätzung, welche Form der Unterstützung zu deiner Ausgangslage passt. Besteht ein konkreter Bedarf, folgt eine transparente Offerte mit Ziel, klar abgegrenztem Leistungsumfang, konkreten Ergebnissen, benötigter Mitwirkung, Zeitrahmen sowie Kosten oder vereinbartem Kostendach. Du kannst mit einer einzelnen Funktion oder einem klar abgegrenzten Teil beginnen; eine langfristige Zusammenarbeit ist keine Voraussetzung.
Onboarding unverbindlich besprechen
Ein guter Prozess kann die Führungsverantwortung nicht ersetzen. Persönliche Begrüssung, fachliche Rückmeldung, Teamkontakt und die aktive Mitwirkung der neuen Person bleiben Teil der internen Zusammenarbeit. JobAssist schafft dafür einen klaren Rahmen und macht die Umsetzung so einfach wie möglich.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ja. Es muss nicht sofort ein umfassendes Onboarding-System für das ganze Unternehmen entstehen.
Gerade in kleineren Unternehmen hängt die Einarbeitung häufig stark von einzelnen Führungskräften oder erfahrenen Mitarbeitenden ab. JobAssist kann deshalb mit einer einzelnen Funktion, einem bevorstehenden Eintritt oder einem klar abgegrenzten Teil des Onboardings beginnen.
Die entwickelte Struktur kann später für weitere Eintritte angepasst und schrittweise erweitert werden.
Ja. Der Auftrag kann gezielt für eine bestimmte Funktion, eine neue Führungskraft, eine Schlüsselposition oder einen unmittelbar bevorstehenden Eintritt entwickelt werden.
Steht der Stellenantritt bereits kurz bevor, priorisieren wir zuerst die Elemente, die für einen geordneten Start und die ersten Wochen benötigt werden. Dazu können Zuständigkeiten, Eintrittsvorbereitung, Einarbeitungsplan, erste Lernziele und Rückmeldetermine gehören.
Beides ist möglich.
JobAssist kann einen bestehenden Onboarding-Prozess analysieren und konkrete Empfehlungen formulieren. Auf Wunsch werden die vereinbarten Ergebnisse auch direkt ausgearbeitet, beispielsweise:
- Onboarding-Ablauf und Verantwortlichkeiten
- Preboarding- und Eintrittschecklisten
- rollenbezogener Einarbeitungsplan
- Lernziele und Praxisaufgaben
- Gesprächsleitfäden und Probezeitziele
- digitale Lerninhalte
Welche Leistungen enthalten sind, wird vor Projektbeginn eindeutig in der Offerte festgehalten.
Die Mitwirkung des Unternehmens ist notwendig, weil Aufgaben, Erwartungen und Fachwissen aus der jeweiligen Funktion kommen. Ein wirksames Onboarding benötigt ausserdem klare Beiträge von Führungskraft, Team und weiteren beteiligten Stellen.
JobAssist entlastet die Beteiligten, indem wir:
- Gespräche vorbereiten und moderieren
- vorhandene Unterlagen sichten
- Informationen strukturieren
- Entwürfe erstellen
- offene Punkte gezielt zur Klärung vorlegen
Das Unternehmen stellt vorhandene Grundlagen bereit, erklärt die fachlichen Anforderungen und prüft die erstellten Inhalte. Der konkrete interne Zeitbedarf wird nach der ersten Analyse transparent eingeordnet.
Ja. Bestehende Checklisten, Stellenbeschreibungen, Prozessunterlagen, Gesprächsleitfäden, Lerninhalte und interne Systeme werden einbezogen.
Wir prüfen:
- was bereits gut funktioniert
- welche Unterlagen aktuell und verständlich sind
- wo Lücken oder Doppelspurigkeiten bestehen
- was vereinfacht oder ergänzt werden sollte
- welche Inhalte tatsächlich verwendet werden
Es wird nicht unnötig neu erstellt, was bereits brauchbar vorhanden ist. Eine neue Onboarding-Software ist keine Voraussetzung.
Im kostenlosen Unternehmensgespräch klären wir unter anderem:
- welche Funktion oder welcher Prozess betrachtet wird
- ob ein konkreter Eintritt bevorsteht
- welche Unterlagen bereits vorhanden sind
- welche Ergebnisse benötigt werden
- wie viele Personen einbezogen werden
- ob digitale Lerninhalte gewünscht sind
- bis wann die Lösung benötigt wird
Anschliessend erhältst du eine transparente Offerte mit Ziel, Leistungsumfang, konkreten Ergebnissen, benötigter Mitwirkung, Zeitrahmen und Kosten oder einem vereinbarten Kostendach. Eine längerfristige Zusammenarbeit ist keine Voraussetzung.
